jueves, 3 de febrero de 2011

Tips para mejorar tu productividad con el correo electrónico

Dilbert dijo alguna vez “Recibo e-mail, por lo tanto existo”. Sin embargo, esta frase cartesiana, llevada al extremo en la oficina puede hacer de nuestra existencia poco productiva. Cada día recibimos y enviamos torrentes de e-mails que nos hacen perder valiosos minutos a ser usados para aumentar la productividad. Esto sin contar las bromas o forwards que nos llegan de amigos y de la familia bajo el subject “No suelo mandar estas cadenas… pero tienen que leer esto”, o el siempre "mal venido" spam. Así que para hacer más eficiente su tiempo, aquí algunas simples recomendaciones.

1. Crea una firma automática. Esto puede parecer algo obvio, pero no siempre se pone en práctica. Allí se ahorrará el tiempo de incluir su nombre y datos cada vez que da “send” en su panel de control. Entre la información básica que se puede incluir (aparte del nombre obviamente) es el nombre de la empresa, número telefónico o de fax. Además puede ser práctica incluir mensajes cortos como “En dos meses nos mudamos de oficina” o los ya típicos mensajes “verdes”. Evitar agregar logos en tu firma, pensamientos, poesías, ya que las imágenes pesan y pueden hacer el correo un poco más lento.

2. Aprenda a usar los atajos o shortcuts en sus correos. Gmail por ejemplo, utiliza la J y la K para moverse entre mensajes, así como la C para empezar un correo y tab/enter para enviarlo. Esto le permite interactuar con el cliente de mail mucho más rápido. Para los usuarios de este servicio de Googleo aquí un link a la relación de atajos.

3. Programe un tiempo durante el día para ver sus correos. Esto es útil, aunque puede ser de difícil implementación al inicio. Procure no mantener su cliente de correo abierto todo el día, a menos que tenga asuntos urgentes que así lo requieran. Incluso puede ser una mala idea abrir una cuenta de correo cada vez que siente que lo desea pues es exactamente en ese momento en que su productividad decae. En lugar de ello, agende momentos del día para revisar y procesar sus correos. Una posibilidad puede ser ver su correo a las 8am, 1pm, y 5pm y no “picar” entre horas, como una buena dieta.

4. Mantener su bandeja de entrada (inbox) en “cero” mensajes no leídos. Nuevamente se trata de un tema de hábitos. Si tiene cientos de mensajes no leídos, esto puede ser un problema, así que quizá lo mejor es programar un día en la semana poco ocupado, sábado o domingo, en el que puede dedicar un par de horas a limpiar su casillero. A partir de allí, manténgala en “0” al final del cada día de trabajo. Así también se creará el hábito de borrar lo no importante y mantener lo que sí lo es.

5. Escriba correos cortos. Esto es un arte, y como tal requiere de mucha práctica. Cada vez que desee enviar un correo, deténgase un segundo y evalúe si es que puede eliminar palabras o frases innecesarias, incluso párrafos completos. No se preocupe en ir directo al grano, pues la mayoría de persona entiende que el mail es una herramienta, y que esta funciona así. Los peores correos son los “memos” larguísimos a los que hay que dedicar mucho tiempo y concentración.

6. Titule bien sus correos. El título de su correo es quizá la parte del mensaje más importante. De hecho, un mail con un buen título no debería necesitar ni siquiera ser leído, si nos señimos a las reglas de brevedad en el punto anterior. La recomendación clave es escribir un título descriptivo y relevante. Necesita captar la atención del lector con, por ejemplo, el nombre del proyecto que están trabajando, y luego una buena frase descriptiva del contenido del mismo.

7. Apague todas las notificaciones automáticas de nuevos mensajes. Elimine las alertas que aparecen cual “pop-up” en su pantalla, pues, ¿Quién puede resistirse al ting de un nuevo correo? Es como ofrecerle un Snickers a una persona con 2 meses de dieta encima. Con revisarlo en las horas que hemos propuesto debería bastar. No hacerlo es una invitación a distraerse.

8. Borre los mensajes que no necesita. El botón de delete es una de sus mejores herramientas. Borre todos los mensajes que sabe son inútiles de una primera leída, sólo con ver de donde viene, o cuál es el título del mail. Asimismo, borre los mensajes que leyó pero que no necesitan una respuesta o ser archivados para el futuro.

9. Si un mensaje requiere réplica, hágalo de forma inmediata. Si decide pasar al siguiente mensaje pensando que regresará a responderlo más tarde, olvídelo. Lo más probable es que se olvide cuando el resto de obligaciones del día a día ocupen su tiempo y atención. Incluso si es que recuerda el mensaje, lo más probable es que necesite leer el mensaje nuevamente para responder, y esto le hará perder tiempo.

10. Relea todos sus correos antes de enviarlos. Esto es de sentido común, pero a pesar de ello, mucha gente no lo practica. Antes de enviar un correo busque errores de gramática, información faltante, errores ortográficos, documentos que olvidó adjuntar y así. Una vez que oprima “enviar”, no hay vuelta atrás, y si desea reenviar algo para corregirlo, estará perdiendo tiempo.